Unseren Mitgliedern ist immer wieder ein Termin "Rekrutierung neuer Vorstandsmitglieder" im Kalender der TG aufgefallen.

In diesem Artikel möchten wir Sie über dieses Projekt informieren.

 

Was hat uns zu diesem Projekt veranlasst?

Einige Vorstandsmitglieder haben klare Vorstellungen, wann sie "in Ruhestand" gehen wollen:

• Andreas Seyer, Stellvertretender Vorsitzender, steht bis 65 Jahre zur Verfügung (2023)
• Klaus Wittenberg, Stellvertretender Vorsitzender, möchte mit 70 Jahren seinen Posten abgeben, steht aber ggf. für besondere Aufgaben zur Verfügung, z. B. Abrechnung REHA-Sport (2019)
• Jürgen Schaper, Schatzmeister, steht bis zum Alter von 69 Jahren zur Verfügung (2019)
• Das Amt des Sportwartes war damals (Februar 2017) nicht besetzt.

Wer ist im Projektteam?

Bei mehreren Sitzungen haben sich folgende Projektmitglieder getroffen:

• Anja Biel, 1. Vorsitzende der TG
• Andreas Seyer, Stellvertretender Vorsitzender
• Klaus Wittenberg, Stellvertretender Vorsitzender
• Jürgen Schaper, Schatzmeister
• Volker Wilch, Schriftführer
• Vita Obermann, Sportwartin

Wie sind wir vorgegangen?

Im ersten Quartal 2017 haben wir uns mehrfach in den Räumen der Firma Seyer GmbH getroffen. Hier steht die Infrastruktur, z. B. ein Projektor, zur Verfügung, sodass alle Ideen und Beiträge sofort im Computer erfasst werden und auf der Leinwand angezeigt werden können.

Alle entstehenden Dokumente werden per Email und in einem online verfügbaren Ordner (Cloud) geteilt, sodass jeder auch außerhalb der Sitzungen Ideen einbringen kann.

Eine aktuelle Mitgliederliste wurde als Excel-Liste auf die Leinwand projiziert und durchgearbeitet. Unsere Analysen dienten dazu, Personen zu finden, die vielleicht für bestimmte Arbeiten im Vorstand in Frage kämen. Wir stellten fest, dass die TG ein "Frauen-Verein" ist, d. h. sehr viele Sportangebote sind speziell auf Frauen zugeschnitten. Allerdings sind Frauen im Vorstand nicht entsprechend vertreten.

So filterten wir die Mitgliederliste zunächst auf

• Weiblich
• Zwischen 35 und 70 Jahren
• Eintritt 2014 und davor

In dieser Gruppe suchten wir Personen, die wir uns in unserem Vorstandsteam vorstellen können, und die wir ansprechen könnten.

Ein weiterer Projektschritt befasste sich mit den einzelnen Aufgaben und Funktionen und Möglichkeiten diese "in kleine Häppchen" zu zerteilen, sodass Interessierte nicht von der Fülle der Aufgaben abgeschreckt werden.

Am 20. September 2017 veranstaltete der Kreissportbund Göttingen einen Informationsabend "Vereinsberatung" im Medienraum in der Lindenberghalle Osterode. Herr Klaus Brüggemeyer vom Stadtsportbund Göttingen referierte über das Beratungsangebot, das der Landessportbund für die Sportvereine anbietet. Klaus Wittenberg und Volker Wilch haben diese Veranstaltung besucht. In einer späteren Vorstandssitzung haben wir beschlossen, dass wir ein "Erstgespräch" führen wollen.

Am 7. Dezember 2017 fand in den Räumen der Firma Obermann das erwähnte Erstgespräch zur Vereinsentwicklung statt. Vom Kreissportbund haben uns Frau Ina Baumgart und Herr Dennis Dörner interviewt und beraten. Wie wir hier weitergehen, ist noch nicht entgültig entschieden, da uns Frau Baumgart und Herr Dörner eine zielorientierte und strukturierte Vorgehensweise bestätigten.

Bei unserer letzten Sitzung am 8. Februar 2018 haben wir nur die männlichen TG-Mitglieder herausgefiltert. Auch hier haben wir noch Namen gefunden, die wir dann auf "unseren Zettel" geschrieben haben.

Welche Ergebnisse haben wir bisher erzielt?

Vita Obermann hilft schon seit etlichen Jahren bei Werner Bohnen in der Sportstunde mit und unterstützt ihn bei organisatorischen Arbeiten. Sie erfuhr von unseren Bemühungen und meldete ihr Interesse am Amt als Sportwartin an. Auf der Mitgliederversammlung am 7. April 2017 wurde sie in dieses Amt gewählt. Vita ist nun auch Mitglied im Team zur Gewinnung von Vorstandsmitgliedern.

Für Mitglieder, die an Vorstandsarbeit interessiert sind, ist die Wahl in ein Amt mit einer Hemmschwelle verbunden. Die neue Satzung, die in der Mitgliederversammlung vom 18. März 2016 beschlossen wurde, ermöglicht dem Vorstand Fachwarte zu benennen und ihnen bestimmte Aufgaben zu übertragen.

Auf unserer letzten Sitzung am 8. Februar 2018 haben wir deshalb beschlossen, dass wir Interessenten für einzelne Aufgaben suchen werden und zunächst als "Fachwarte" beauftragen wollen:

• Mitgliederverwaltungsfachwart zur Entlastung des Kassenwartes
• REHA-Sport Abrechnungswart
• „nur“ Schriftführer, also eine Person, die nur die Protokolle führt, Anträge etc. stellt …
• Werbewart für die Entwicklung, Gestaltung und Pflege von Flyern, Plakaten etc.
• Internetwart für die technische Betreuung der Internetseite (Datensicherung, Versionsupdate, Installation neuer Komponenten, etc.)

"Anstellungvoraussetzung" sind

• Spaß an ehrenamtlicher Arbeit
• Zuverlässigkeit
  • Zusagen werden gegeben und eingehalten
  • Probleme werden gemeldet (ich habe doch keine Zeit, ...)
  • Grenzen werden klar definiert
  • Absprachen werden eingehalten
• Sicherer Umgang mit Word und Excel
• Organisationstalent

Wir haben begonnen, für Veranstaltungen Checklisten zu erstellen. Diese werden wir detaillierter ausbauen, sodass wir auch "Neulingen" gute Arbeitsdokumente an die Hand geben können.

Wir werden auf jeden Fall die Schulungsangebote des KSB weiterhin nutzen. Demnächst stehen Seminare "Geschäftsführung im Verein optimieren" und "Strategisches Ehrenamts- & Freiwilligen MANAGEMENT für Vorstandteams" auf dem Plan.

Für unsere Veranstaltungen Kinderfasching, Etappenmarathon, TG Turnnachmittag usw. müssen wir in Zukunft neue Wege finden, um Helfer zu rekrutieren. In der Vergangenheit hat alles immer "irgendwie" geklappt, weil wir auf ein eingespieltes Team zurückgreifen konnten. Ein Hinweis "Zum Einräumen und Saalschmücken benötigen wir Helfer ab 9 Uhr am Sonntag" auf Handzetteln verschafft uns leider keine Helfer. In Zukunft dürfen wir uns nicht scheuen, Mitglieder wegen Hilfe direkt in der Turnhalle beim Abholen der Kinder oder per Telefon anzusprechen. Hier müssen wir psychologische Hemmschwellen abbauen und lernen mit Absagen umzugehen und bei Zusagen die Verbindlichkeit von einem unterschwelligen "Mal sehen" oder "Vielleicht" unterscheiden zu lernen.